Kan man byta redovisningsbyrå mitt i året?

Kort svar: Ja. Du kan byta redovisningsbyrå eller redovisningskonsult när som helst under räkenskapsåret och behöver inte vänta till bokslutet. Det som i regel styr när bytet kan ske är uppsägningstiden i ditt avtal med den nuvarande byrån, ofta en till tre månader. Vem som gör bokslutet bestämmer du och de två byråerna i samband med bytet, och den nya byrån kan ta hela året om den får bokföringen och underlagen från årets början.

Vill du gå direkt till det som ska göras kan du hoppa till checklistan för bytet.

När på året är det bäst att byta redovisningsbyrå?

Tidpunkten påverkar vem som gör bokslutet och hur mycket som behöver flyttas. Med årsskiftet menas här räkenskapsårets slut, som inte infaller den 31 december för bolag med brutet räkenskapsår. Bilden visar de tre lägen ett byte kan hamna i.

Mitt i räkenskapsåret

Byter du under pågående år tar den nya byrån över från ett bytesdatum som ni kommer överens om. Den nya byrån behöver då bokföringen från årets första dag och inte bara från bytesdatumet, eftersom bokslutet omfattar hela året. Det vanliga rådet är att lägga bytet vid ett månads- eller kvartalsskifte där en momsperiod slutar, och att den gamla byrån gör klart moms, lön och arbetsgivardeklaration för perioden fram till bytesdatumet.

Efter årsskiftet men före bokslutet

I det här läget uppstår flest frågetecken. Det gamla året är slut, men bokslutet och årsredovisningen är inte gjorda. Antingen gör den gamla byrån klart det gamla året inom uppsägningstiden, eller så tar den nya byrån över även det. Avtalet avgör vad den gamla byrån ska leverera. Tar den nya byrån året behöver den komplett bokföring och alla underlag för hela räkenskapsåret. Fråga båda byråerna innan du säger upp, så att bokslutet inte faller mellan stolarna.

Efter bokslutet

När årsredovisningen är fastställd och inlämnad blir gränsen som tydligast. Det gamla året är avslutat, och den nya byrån tar över det pågående året från en ingående balans som motsvarar det fastställda bokslutet. Precis som vid ett byte mitt i året behöver den bokföringen från årets början. Nackdelen är att det kan dröja många månader innan du kommer dit.

Åtta tecken på att du bör byta redovisningsbyrå

Missnöje med en byrå är ofta diffust. Tecknen nedan går att mäta eller kontrollera, så att du kan avgöra om det är byrån eller förväntningarna som behöver ändras.

1. Svaren dröjer. Det tar regelbundet mer än två arbetsdagar att få svar, även på enkla frågor om ett underlag eller en faktura.
2. Byrån hör aldrig av sig först. Rådgivning ingår i ditt avtal, men du har inte fått något eget förslag på tolv månader, till exempel om hur du tar ut pengar ur bolaget eller om något i siffrorna som borde åtgärdas.
3. Du gör mer själv än du räknade med. Räkna timmarna du lägger varje månad på att kontera, matcha och ladda upp. Har upplägget blivit mer manuellt än det beskrevs när du skrev på, är det ett tecken att ta på allvar. Vad programmen faktiskt klarar beskriver vi i guiden om automatisk bokföring med AI.
4. Kontaktpersonen byts ofta. Har du haft fler än två kontaktpersoner på tolv månader utan att någon lämnat över, får du förklara bolaget på nytt varje gång.
5. Fel återkommer eller årsredovisningen blir sen. Samma typ av fel har rättats mer än en gång, eller så är årsredovisningen inte klar några dagar före årsstämman trots att du har lämnat underlagen i tid. De vanligaste felen har vi samlat i 5 vanliga missar i bokföringen.
6. Fakturan går inte att förklara. Du kan inte säga vad du betalar för, eller så får du tillägg för arbete som skulle ingå. Jämför med listan över vad som ska ingå i ett fast pris för bokföring.
7. Du kommer inte åt din egen bokföring. Du får inte ut en SIE-fil eller dina underlag när du ber om dem, eller så blir begäran liggande.
8. Bolaget har förändrats men upplägget har inte det. Du har fått anställda, nya delägare eller kunder i andra länder med moms att hantera, och byrån har inte tagit upp vad det betyder för bolaget.

Be om en förbättring innan du byter

Känner du igen ett eller två av tecknen kan det vara värt att ge byrån en chans först. Skriv till byrån och beskriv konkret vad som inte fungerar, vad du förväntar dig och från när, till exempel svar inom två arbetsdagar eller en genomgång av siffrorna varje kvartal. Ett skriftligt önskemål ger byrån något att agera på. Blir det ingen skillnad har du ett tydligt underlag för beslutet. Känner du igen tre eller fler av tecknen, eller har samma problem redan tagits upp utan resultat, är det i regel dags att gå vidare.

Så byter du redovisningsbyrå steg för steg

Checklistan visar bytet i åtta steg, från uppdragsbrevet till att gamla program och licenser är avslutade, med vem som gör vad och när.

Den viktigaste ordningsregeln är att ha en ny byrå klar innan du säger upp den gamla. Då kan den nya byrån tala om vad den behöver, och du kan begära rätt material under uppsägningstiden i stället för efteråt.

Hur säger du upp avtalet, och hur lång är uppsägningstiden?

Uppsägningstiden står i ditt uppdragsbrev eller avtal med byrån, så börja där. Hänvisar avtalet till de allmänna villkoren från Srf konsulterna, branschorganisationen för redovisningskonsulter, gäller villkoren i det som uppdragsbrevet inte reglerar. Enligt dem löper avtalet tills vidare med två månaders uppsägning om inget annat har avtalats, och uppsägningen ska vara skriftlig. Det gäller både i 2015 års version och i den nyare versionen från 2019. I byråernas egna guider anges ofta en till tre månader.

Det är bolaget som är avtalspart, så uppsägningen ska komma från dig som företräder bolaget. Skicka den skriftligt och be om en bekräftelse med sista dag för uppdraget, vad byrån gör klart innan dess och hur materialet lämnas över. Program- och licensavtal har ofta egna villkor, till exempel att de förnyas automatiskt om de inte sägs upp en tid före periodens slut.

Under uppsägningstiden löper avtalet och arvodet som vanligt. Därutöver kan avslutande arbete, export av material eller flytt av en programlicens som ligger hos byrån kosta extra. Fråga om det innan du säger upp, så att det inte dyker upp först på slutfakturan.

Hur flyttar du bokföringen? SIE-fil, underlag och ingående balans

Bokföringen flyttas mellan program och byråer med en SIE-fil, ett svenskt standardformat som bokföringsprogrammen kan exportera och läsa in. Enligt SIE-Gruppen finns fyra huvudtyper, typ 1 till 4. Typ 1 till 3 innehåller saldon på olika detaljnivå, och typ 4 innehåller dessutom alla verifikationer. Det är SIE4 du ska be om när du byter byrå.

En SIE4-fil innehåller kontoplan, saldon och alla verifikationer för ett räkenskapsår, men inte de inskannade underlagen. Kvitton, fakturor och avtal ligger kvar i programmet eller i byråns arkiv och måste exporteras eller lämnas över för sig. Be därför om båda delarna, och kontrollera att underlagen går att öppna innan uppdraget avslutas.

Programmen exporterar en SIE-fil per räkenskapsår. Begär filer för innevarande och föregående år, så att den nya byrån kan stämma av mot förra årets bokslut. Den nyare formatversionen SIE 5 kan bifoga eller hänvisa till dokument, så fråga vilken version den nya byrån kan läsa in.

Ingående balans och avstämning

Den ingående balansen är saldona på balanskontona när ett räkenskapsår börjar, och den ska stämma med föregående års utgående balans (2 kap. 4 § årsredovisningslagen). Den nya byrån behöver därför det senaste fastställda bokslutet och årsredovisningen. Byter du mitt i året behövs dessutom alla verifikationer från årets början, eftersom saldon per bytesdatum inte räcker för att göra bokslutet.

Kontrollera saldona innan den nya byrån bokför vidare. Bank, skattekonto, momskonton, kundfordringar, leverantörsskulder, anläggningsregister och periodiseringar ska stämma per bytesdatum. Kom överens om vem som gör avstämningen och vad som händer om något inte stämmer. Annars hittas fel från tiden före bytet först vid bokslutet.

Måste gamla byrån lämna ut ditt material?

Det är bolaget som är bokföringsskyldigt enligt bokföringslagen (2 kap. 1 §), och Skatteverket skriver att ansvaret ligger kvar hos dig även när någon annan sköter bokföringen. Bolaget ska också spara räkenskapsinformationen till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (7 kap. 2 §). Enligt aktiebolagslagen ska styrelsen se till att bokföringen kontrolleras på ett betryggande sätt (8 kap. 4 §), och i ett enmansbolag är styrelsen oftast du själv. Du behöver ditt material, hur samarbetet än slutar.

Huvudregeln är att byrån inte får hålla inne ditt räkenskapsmaterial för en obetald faktura. HD har bedömt att en uppdragstagare som bearbetat kundens räkenskaper inte har retentionsrätt i kundens räkenskapsmaterial, alltså rätt att behålla det som säkerhet tills arvodet är betalt (NJA 1981 s. 1050). Skälet är att du behöver verifikationerna för att följa bokföringslagen och skattereglerna. Material som byrån själv har tagit fram är en gråzon. I NJA 1982 s. 404 skilde HD mellan handlingar som kunden har lämnat över, som i regel inte får hållas inne, och material som uppdragstagaren själv har upprättat, som den inte är skyldig att lämna ifrån sig utan ersättning. Ett bokslut eller en sammanställning som byrån har gjort kan därför hållas inne, och det är oklart hur en SIE-fil som byrån har exporterat bedöms.

Vi har inte hittat någon lag som anger en tidsfrist för när byrån ska lämna över materialet. Drar det ut på tiden, begär materialet skriftligt med en lista över vad du vill ha och ett datum. Hänvisa till att bolaget är bokföringsskyldigt och måste arkivera räkenskapsinformationen. Betala den del av slutfakturan du inte ifrågasätter, så att en tvist om arvodet inte blandas ihop med frågan om materialet. Hjälper inte det kan du behöva ta hjälp av en jurist. Avsnittet är en översikt och inte juridisk rådgivning i ett enskilt fall.

Vilka behörigheter ska ändras när du byter redovisningsbyrå?

Skatteverket godkänner deklarationsombud som personer, så det är en namngiven medarbetare hos byrån som är ombud för ditt bolag. Ett godkänt ombud kan lämna moms-, arbetsgivar- och inkomstdeklarationer elektroniskt, begära anstånd, komplettera och läsa uppgifter, men kan inte registrera uppgifter på skattekontot. Det framgår av Skatteverkets sida om ombud och behörigheter.

När du byter byrå ska den gamla byråns ombud tas bort och den nya byråns läggas till. Det görs i e-tjänsten Ombud och behörigheter eller på blankett, SKV 4809 för att ansöka och SKV 4804 för att återkalla en behörighet, enligt Skatteverkets instruktion för att utse ombud. Återkalla det gamla ombudets behörighet när uppdraget upphör, så att ingen gammal behörighet ligger kvar. Som VD eller ensam firmatecknare har du behörighet själv, och en firmatecknare kan aktivera en spärr som gör att nya ombud bara kan registreras i e-tjänsten och inte på blankett.

Kontrollera i e-tjänsten vilka ombud som är registrerade, särskilt om bolaget har bytt byrå förut, och att den nya byråns ombud är godkänt. Skatteverket meddelade i januari 2026 att kontrollen av deklarationsombud skärps. Under 2025 återkallades cirka 60 godkännanden, och de ombuden företrädde cirka 6 000 privatpersoner och företag, enligt Skatteverkets pressmeddelande.

Bolagsverket, banken och programmet

Hos Bolagsverket handlar det mest om vem som laddar upp årsredovisningen. Ett ombud, till exempel en redovisningskonsult, kan lämna in den digitalt. Fastställelseintyget ska däremot skrivas under av en styrelseledamot eller VD med svensk e-legitimation, och ombudet kan inte skriva under med fullmakt, enligt Bolagsverkets frågor och svar om digital inlämning.

Gå också igenom behörigheterna i banken och i bokföringsprogrammet. Ta bort den gamla byråns åtkomst till företagskontot och bankkopplingen, och se till att du själv är systemadministratör i programmet. Ligger licensen hos byrån behöver den flyttas eller avslutas, och programleverantörerna har ofta ett eget förfarande för byte av byrå som kan kosta en avgift.

Byter du revisor samtidigt?

Revisorn är ett separat uppdrag. Har bolaget revisor väljs den av bolagsstämman, och ett byte anmäls till Bolagsverket (9 kap. 8 § och 47 § aktiebolagslagen). Bytet av redovisningsbyrå påverkar inte revisorn, och de flesta egenkonsulters bolag behöver ingen. Mer om gränsvärdena för revisionsplikt och vad som gäller när bolaget växer finns i vår guide.

Vem gör bokslutet när du byter?

Bolaget ansvarar för att bokslut och årsredovisning blir gjorda, oavsett vilken byrå som gör jobbet. Byter du under året är det oftast enklast att den nya byrån tar hela året, eftersom den då ser alla transaktioner och kan stämma av årets början mot förra årets bokslut. Skriv ner vem som gör vad, särskilt om du byter mellan årsskiftet och bokslutet.

För att göra bokslutet behöver den nya byrån avstämda saldon, hela årets verifikationer och underlag, det senaste fastställda bokslutet och uppgift om vilka deklarationer som redan är lämnade. Saknas något får den nya byrån ta fram det i efterhand, och den tiden debiteras ofta.

Hur lång tid tar det att byta, och vad kostar det?

När materialet är komplett går själva överlämningen snabbt, och byråer som tar emot nya kunder anger ofta en till två veckor. Den verkliga tidsramen styrs av uppsägningstiden, av hur snabbt den gamla byrån lämnar över och av om bokföringen är uppdaterad. Räkna med uppsägningstiden som minsta tid, lägg till tid för överlämning och avstämning, och planera så att ingen deklaration ska lämnas mitt i glappet.

Bytet i sig behöver inte kosta något, men det finns poster att räkna med. Vissa byråer tar en startavgift och andra inte. Ligger bokföringen efter eller innehåller den fel debiteras rättningen ofta per timme. Till det kommer de avslutande kostnaderna hos den gamla byrån, som beskrivs under uppsägningen, och under uppsägningstiden kan du få betala två byråer samtidigt. Fråga den nya byrån vad uppstarten kostar och hur den prissätter rättning av gammal bokföring. Hur du jämför priset med det som ingår går vi igenom i guiden om vad bokföring kostar för ett aktiebolag.

Ett vilande bolag med en handfull verifikationer per år är lättast att flytta, eftersom det finns lite att stämma av. Då kan det också vara läge att se över om bolaget behöver ett löpande avtal alls eller bara hjälp med årsavslutet.

Byter du bokföringsprogram samtidigt?

Den som byter byrå byter ofta program också, eftersom många byråer arbetar i ett program de föredrar. Funderar du på om du alls behöver en byrå, jämför vi alternativen i avsnittet om AI-verktyg, bokföringsprogram eller redovisningsbyrå. Bokföringen flyttas med samma SIE-filer, och underlagen exporteras för sig. Gör exporten innan du säger upp licensen. Räkenskapsinformationen ska kunna tas fram under hela arkiveringstiden, och en del program kräver en aktiv prisplan för att exportera.

Så går ett byte till hos Rebel Work

Hos oss kan bytesdatumet sättas både framåt och bakåt i tiden, och bokföringen behöver inte vara uppdaterad när du kommer, eftersom vi bokför ikapp det som saknas. Bokslutet och årsredovisningen gör vi oavsett när under året du kommer in, och kommer du strax efter årsskiftet gör vi även bokslutet för året som just har avslutats.

Avtalet med din nuvarande byrå säger du upp själv, eftersom det är bolagets avtal. Resten av överlämningen tar vi hand om. Vi sköter dialogen med den gamla byrån och får antingen access till det gamla bokföringssystemet eller en SIE-fil, och vi hjälper dig att stänga ner program du inte längre behöver. Du signerar med BankID och kopplar banken och Skatteverket i appen, och därefter går vi igenom systemet och vad du vill uppnå med bolaget.

Uppstarten vid byte kostar inget. Finns det fel i den tidigare bokföringen kan en rättning tillkomma. Du har en fast kontaktperson, bokföringen är automatiserad och en redovisningsekonom hos oss godkänner det som bokförs. Paketen och vad som ingår står på prissidan, och fler svar om hur det går till att byta till oss finns i våra frågor och svar.

Vill du någon gång lämna oss är uppsägningstiden en månad, och du kan ladda ner alla underlag och en SIE-fil direkt i appen. Vi föredrar att åtagandet löper per räkenskapsår, och avslutar du mitt under ett räkenskapsår kan vi inte stå för bokslut och årsredovisning.

Sammanfattning

Du kan byta redovisningsbyrå när som helst under räkenskapsåret. Uppsägningstiden i ditt uppdragsbrev styr i regel när bytet kan ske, och Srf konsulternas standardvillkor anger två månader om inget annat har avtalats. Ha den nya byrån klar innan du säger upp, begär SIE4-filer för innevarande och föregående år tillsammans med underlagen och se till att den ingående balansen och saldona per bytesdatum stäms av.

Bokföringen tillhör bolaget, och HD har bedömt att en uppdragstagare inte kan hålla inne kundens räkenskapsmaterial för en obetald faktura. Byt deklarationsombud hos Skatteverket, ta bort gamla behörigheter i bank och program och bestäm skriftligt vem som gör bokslutet. Checklistan ovan går igenom stegen i ordning.

Behöver du hjälp?

Funderar du på att byta och vill veta hur det skulle gå till för ditt bolag? Skicka ett meddelande till oss på Rebel Work, så går vi igenom var bokföringen står i dag och vad som behöver flyttas.