Här har vi samlat en guide över avdrag du kan göra som egen företagare. Tänk på att guiden är generell och att omständigheterna för dig och ditt bolag kan påverka rätten till avdrag.
Kom ihåg att alltid spara kvitton för dina utgifter och tydliggöra vad kostnaden gäller för. Vid extern representation bör du också ange namn på de personer som blir bjudna, samt företaget de arbetar på.
Innan vi går in på specifika avdrag har vi samlat några begrepp som kan vara bra att ha koll på.
Ett aktiebolag är en företagsform där företaget ägs av aktieägare. Dessa ägare äger aktier i bolaget, vilket representerar deras ägarandel. Ett aktiebolag är en egen juridisk enhet och har ett begränsat ansvar, vilket innebär att ägarnas personliga tillgångar normalt inte är i fara om bolaget går i konkurs.
Att något är avdragsgillt betyder att du kan göra avdrag för det. Det vill säga, det är en godkänd kostnad för bolaget att ta. Du gör alltså avdrag för kostnaden på något, genom att det dras av från årets resultat. När du gör avdrag minskar också företagets vinst, vilket leder till att den slutgiltiga skatten blir lägre.
När vi pratar om att något är ”delvis avdragsgillt” menar vi att hela kostnaden är godkänd för bolaget att betala men endast en del av summan påverkar resultatet och därmed den slutgiltiga skatten.
Exempel:
Är du på middag/representation är det tillåtet att dra av moms upp till 300 kr per person. Ett förenklat exempel. Ni är två personer som äter för 300 kr och dricker för 300 kr. Momsen som dras blir då 300 kr*12%=36 kr för maten och 300 kr*25%=75 kr för drycken totalt 111 kr. Hade ni istället ätit för 600 kr och druckit för 600 kr hade momsavdraget varit samma.
En arbetsgivare är en person eller organisation som anställer och betalar arbetstagare för att utföra arbete åt dem. Arbetsgivaren ansvarar vanligtvis för att ge anställda arbetsuppgifter, en lön och arbetsvillkor.
Anställda de personer som utför arbete åt arbetsgivaren och får betalt för sina tjänster. De har anställningskontrakt som reglerar deras arbetsvillkor och rättigheter.
Som egenföretagare kan du vara både arbetsgivare och anställd.
Förmånsbeskattning innebär att den som är anställd betalar skatt på förmåner som hen får i tjänsten. Den som är anställd betalar alltså skatt för förmånen och arbetsgivaren betalar sociala avgifter.
Exempel:
Bil är en vanlig förmån när man är anställd. Om vi tar det som exempel och förmånsvärdet på bilen är 4 000kr och din lön efter skatt tidigare var 30 000 kr så blir din nya nettolön 34 000kr även fast du fortfarande får 30 000 kr utbetalt.
Om vi utgår från 30% skatt så blir kostade för bolaget enligt följande:
Din bruttolön: 34 000 kr / 0,7= 48 571 kr
Bolaget betalar i skatt: 14 571 kr (48 571-34 000)
Sociala avgifter: 15 261 kr (48571*0,3142)
Precis som termen antyder, handlar detta om kost. Med kost menas här måltider (både mat och dryck) som frukost, lunch och middag. När man blir bjuden på kost av sin arbetsgivare är det oftast något som man ska betala skatt för och det baseras på en schablonkostnad.
Det finns tillfällen då anställda inte behöver betala skatt vid fri kost. Det kan till exempel handla om intern representation som konferenser, julbord och personalfester.
Moms står för mervärdesskatt och är en skatt som betalas vid köp av varor eller tjänster.
Utgående moms är den moms du som företagare lägger på kostnaden för dina varor eller tjänster.
Ingående moms är den moms du betalar när du köper varor eller tjänster.
Ibland talar man om att ”lyfta” moms eller ”dra av” moms. Det innebär att du bokför den ingående momsen som just moms istället för en kostnad och att du kan kvitta det mot utgående moms vid en försäljning av dina varor eller tjänster.
Exempel 1
Du gör en försäljning på 100kr. 20 kr av dessa är moms.Du gör ett inköp på 50 kr. 10 kr av dessa är moms.Eftersom du fått 20 kr i moms och betalt 10 kr i moms är din momsskuld 10 kr.
Exempel 2
Billeasing är en specialvariant där du oftast endast får dra av hälften av momsen. Det betyder att om du hyr en bil för 1000 kr är det 200 kr som är moms. Men i det här fallet är det endast tillåtet att dra av halva momsen vilket blir 100 kr. Resterande 900 kr blir en kostnad i bolaget.
Saknas kvitto får du inte dra av momsen utan bokföra hela summan som en kostnad.
Att göra avdrag enligt ett schablonbelopp innebär att man använder ett belopp som är bestämt i förväg istället för de verkliga kostnaderna. Dessa belopp bestäms av Skatteverket. Schablonbelopp är exempelvis vanligt vid traktamente.
Exempel på schablonbelopp för inkomstår 2023 i Sverige:
- Helt fri kost (minst tre måltider): 275 kronor per dag
- Fri lunch eller middag: 110 kronor per dag
- Fri frukost: 55 kronor per dag
Du får göra avdrag för moms vid representation om kostnaderna har ett direkt samband med verksamheten. Det kan till exempel handla om att bygga relation vid affärsförhandlingar eller om att vårda personalen.
Hos Skatteverket kan du räkna på moms och avdrag vid representation.
Bolaget kan betala kostnaden för personalfester.
Du kan göra avdrag för personalfest, men högst 2 gånger per år utan förmånsbeskattning. Beroende på vad som ingår i personalfesten kan du göra avdrag för en del eller allt. Det du kan göra avdrag för är momsen på ett underlag för högst 300 kronor, totalt.
Vad gäller maten på personalfesten är endast ”enklare förtäring” helt avdragsgill. Enligt Skatteverket är detta ”dryck, kakor, bullar, frukt och enklare smörgås som inte ersätter en måltid”. Äter ni middag istället kan du inte göra avdrag för hela kostnaden.
Kringkostnader (till exempel hyra av stolar och bord eller underhållning) kan du göra avdrag för. Här gäller max 180 kronor per person exklusive moms.
I samband med personalfest kan du göra avdrag för moms på utgifter för teaterbesök, greenfee och liknande. Det gäller då för ett underlag om högst 180 kronor exklusive moms per person och tillfälle.
Det går bra att bjuda närstående och suppleant.
Om festen hålls någon annanstans än på arbetsplatsen och arbetsgivaren står för resan, ska de anställda inte beskattas för resa och boende. Här gäller dock max en övernattning. Skattefriheten gäller även för medföljande partner.
Du kan ha fest även om det bara är du i bolaget. Det är helt okej att ha en personalfest som omfattar dig själv, suppleant och närstående.
Det går bra att göra avdrag för fika. Fika klassas som enklare förtäring och det går att göra avdrag för en kostnad på högst 60 kronor exklusive moms per person och dag. Enklare förtäring kan till exempel vara kaffe, bulle, te, frukt eller liten macka.
För att det ska vara avdragsgillt måste fikan intas under arbetstid.
Även om det bara är du i bolaget så går det bra att bjuda sig själv på fika.
Bolaget köper säkert in större kvantiteter av exempelvis kaffe. Det är självklart okej och räknas över tid så länge kostnaden inte blir orimlig.
- Det går bra att göra avdrag för after work ibland, men inte oftare än var 14:e dag. Regelbunden AW, till exempel varje fredag, räknas som kostförmån för de anställda.
- AW för högst 60 kronor exklusive moms kan anses som ”enklare förtäring”.
- Det går bra att bjuda extern part på AW men det är inte avdragsgillt.
Om du köper lunch eller middag till dig själv räknas det som en kostförmån och beskattas enligt schablon. Du betalar även sociala avgifter på detta. Du kan alltså ta det på företaget men det blir inte nödvändigtvis förmånligt. Vår rekommendation är att undvika detta.
Det här är extern representation och ditt bolag kan betala för detta. Det går bra att bjuda extern part på mat och aktiviteter. Det är inte avdragsgillt men du kan lyfta momsen till en viss gräns.
Skillnaden mellan marknadsföring (fullt avdragsgill) och extern representation (delvis avdragsgill) kan vara lite svår.
Man kan säga att marknadsföring är när du demonstrerar din produkt eller tjänst för en obestämd krets personer, dvs. personer som du inte bjudit in specifikt. Det kan till exempel vara en mässa.
En aktivitet riktad mot en bestämd krets, dvs. särskilt inbjudna (befintliga eller potentiella kunder) är representation även om du demonstrerar produkt eller tjänst.
Du kan inte göra avdrag för aktiviteter för dig själv bara, men det är okej om du bjuder potentiella eller existerande kunder. Om extern part följer med räknas det som representation och är inte avdragsgillt. Du kan dock göra avdrag för momsen på kostnader upp till 180 kronor per gång.
Exempel på aktiviteter kan vara minigolf, teater, sportevenemang.
Du kan inte göra avdrag för säsongsbiljetter för dig själv bara, men det är okej om du bjuder potentiella eller existerande kunder. Om extern part följer med räknas det som representation och är inte avdragsgillt. Du kan dock göra avdrag för momsen på kostnader upp till 180 kronor per gång.
Exempel:Om en säsongsbiljett kostar 2 500 kronor och det är 10 matcher per biljett så är varje match värd 250 kronor. Du får dra av momsen på en kostnad upp till 180 kronor. Du får då dra av 45 kronor moms per gång och resten blir inte avdragsgillt. Bolaget kan betala för säsongsbiljetter i det här fallet.
Om det enbart är du som anställd som använder säsongsbiljett förmånsbeskattas detta (per gång), dvs. skattas som lön.
En sponsorbiljett är avdragsgill som annonsering (sponsring) men är oftast betydligt mycket dyrare.
Tänk på att hantera kvittona som vid representation, det vill säga ange namn på vilka som deltagit.
Konferens och studieresa är avdragsgillt och definieras bland annat så här:
- Det är till nytta för företaget.
- Minst sex timmar per dag innehåller effektivt arbete.
- Den effektiva arbetstiden under en resa som pågår en vecka är minst 30 timmar, jämnt fördelat under veckan.
Mat, resa och logi i samband med detta är helt avdragsgillt.
Resan kan beskattas om den har för mycket inslag av nöje och avkoppling. En anställd kan också beskattas för hela eller delar av värdet för resan. Det gäller bland annat i följande situationer:
- Resan innehåller en stor del nöje och avkoppling.
- Resan är inte till nytta för företaget. När det inte är motiverat att resan går till en mycket avlägsen plats eller till ett populärt turistmål.
Om ett större och påkostat kvällsarrangemang tillkommer finns det risk att detta ses som personalfest. Då kan du endast göra avdrag för momsen på underlag av middag 300 kronor och 180 kronor ”underhållning”.
Det finns inga exakta riktlinjer för hur många konferenser ett bolag kan ha på ett år, men det ska anses vara rimligt och till nytta för verksamheten. De flesta har inte fler än två konferenser på ett år.
Självklart får du åka på konferens även om det bara är du i bolaget. Men om du bjuder din partner blir kostnaden för hen skattepliktig – även om din partner är suppleant.
Markera kvitton i samband med detta som ”konferens” eller ”studieresa”. Det ska även finnas ett detaljerat program för hela resan.
Det går bra att göra avdrag för egna utbildningskostnader om utbildningen är nödvändig för verksamheten. Det klassas som fortbildning. Med fortbildning menas att man underhåller kunskaperna inom sitt arbete och att man skaffar sig nya kunskaper för att klara av utvecklingen i den tjänst man har.
Bolaget kan göra avdrag för alla kostnader för utbildningen, som kurskostnad, resekostnader, ökade levnadskostnader och kostnader för kurslitteratur.
Vid en kontroll behövs information om:
- arrangören
- kursprogrammet och om detta har följts
- varför studierna behövs för att den anställda ska kunna göra sitt jobb.
Det är okej att göra avdrag för facklitteratur och tidskrifter om det krävs för att man ska kunna göra sitt jobb. Vad som räknas som avdragsgill facklitteratur varierar dock från yrke till yrke.
- Allmänna uppslagsverk, dags- och kvällstidningar anses inte vara okej.
- Litteratur för studier som inte har ett samband med verksamheten anses inte vara okej.
Det går bra att göra avdrag för skyddskläder och skyddsutrustning om tjänsten kräver det.
Du kan även göra avdrag för andra kläder som kan användas privat om
- du skaffar dem för att använda i tjänsten
- de är obligatoriska att användas i tjänsten
- de är avpassade för tjänsten, dvs. plaggen bör vara enhetliga för viss personal eller ha någon annan särskild egenskap
- de är försedda med arbetsgivarens namn eller logotyp så att de tydligt avviker från privata plagg.
En förutsättning för att göra avdrag för arbetskläder är att bolaget betalar dessa direkt och inte som ersättning i form av pengar.
Ofta räknas gåvor till anställda som en skattepliktig förmån. Men det finns några undantag.
Du kan köpa julgåvor till anställda för upp till 500 kronor inklusive moms.
Gåvor till kunder är avdragsgilla upp till 300 kronor exklusive moms.
Du kan också ge minnesgåvor till personer som är varaktigt anställda, det vill säga de som varit anställda i minst 6 år. Minnesgåvor kan du ge när
- personen uppnår en viss ålder (jämna födelsedagar från 50 år och uppåt)
- personen varit anställd en längre tid (minst 20 år)
- personens anställning upphör.
Minnesgåvor är skattefria om de kostar högst 15 000 kronor inklusive moms. Du kan ge högst 2 minnesgåvor per varaktigt anställd.
Bolaget kan dra av kostnader för aktiviteter på upp till 5 000 kronor inklusive moms.
Så här definierar Skatteverket friskvård:
”För att ett friskvårdsbidrag ska kunna betalas ut skattefritt ska det användas till aktiviteter som innehåller inslag av motion, eller annan enklare friskvård som inte innehåller inslag av motion men som till exempel är avstressande eller avslappnande.”
Alla anställda ska ha möjlighet till samma friskvårdserbjudande.
Om bolaget bestämmer och betalar för aktiviteten anses det vara en naturaförmån i stället för ett friskvårdsbidrag. Det kan till exempel handla om ett gym eller massagebehandling på arbetsplatsen. Det viktiga är att alla anställda har tillgång till förmånen. Reglerna för naturaförmån är något generösare vilket ger större möjligheter till avdrag.
Det är upp till dig som arbetsgivare att bestämma om du vill erbjuda dina anställda personalvårdsförmåner i form av motion eller annan friskvård, och om det ska ske genom naturaförmån eller genom friskvårdsbidrag.
Bolaget kan stå för företagshälsovård i förebyggande syfte. Tanken med förebyggandebehandling är att den anställda ska kunna fortsätta arbeta. Förebyggande behandlingar kan exempelvis vara möjlighet för den anställda att gå till en psykolog, terapeut eller sjuksköterska.
Även om du har privatbil kan du få viss ersättning.
Det här kan du får ersättning för:
- 25 kronor/mil är skattefritt för drift i tjänsten. Belopp över detta räknas som lön.
- Parkeringskostnaden vid kundbesök.
Du kan däremot inte få ersättning för följande:
- reparationer och service
- parkering vid hemmet – inte ens om du har ditt kontor hemma.
Tänk på att inte tanka din privata bil med företagskortet.
Det här kan bolaget göra avdrag för:
- Milersättning. Det finns två alternativ att välja mellan:
- 12 kr/mil är skattefritt för drift i tjänsten. Belopp över detta räknas som lön. (Laddhybridbil som körs i tjänsten där företaget inte betalar drivmedel får ersättas med 12 kr/mil
Bilar som drivs helt av el ersätts med 9,50 kr/mil.)
- Tanka förmånsbilen på bolaget när du kör i tjänsten.
- Parkeringskostnaden vid kundbesök.
- Reparationer och service
- Skatter, avgifter, försäkring
- Leasingkostnad (här kan du endast dra av halva momsen, andra halvan är en avdragsgill kostnad)
Du kan däremot inte få ersättning för följande:
- parkering vid hemmet – inte ens om du har ditt kontor hemma.
En tjänstebil ska enbart användas i tjänsten. Du får använda den privat men högst 10 resor om året och totalt högst 100 mil per år. Denna typ av upplägg förmånsbeskattas inte. Bilen ska stå på företagets parkeringsplats.
Det här kan du får ersättning för:
- Bolaget kan stå för alla kostnader för bilen då den enbart används i tjänsten.
Kan jag hyra företagets tjänstebil?
Du kan hyra ut bilen om du vill. Hyr du till en främling så är det mer fritt angående priser och villkor. Hyr du till närstående så ska du ha koll på marknadspris så att du inte hyr ut för billigt. Och se över din försäkring.
Det får inte vara återkommande eller över längre perioder.
Du kan även hyra den själv om du vill köra mer än 10 gånger per år.
En cykelförmån behöver under vissa förutsättningar bara beskattas för den del av förmånen som är över 3 000 kronor under ett beskattningsår.
Förutsättningarna är:
- Bolaget står för cykel under en begränsad period, till exempel genom lån eller hyra. Om du får köpa en cykel till underpris gäller inte skattefriheten.
- Bolaget betalar direkt för cykelkostnaden, antingen genom att köpa, hyra eller leasa den.
- Förmånserbjudandet ska gälla alla tillsvidareanställda på arbetsplatsen. Om inte alla tillsvidareanställda på arbetsplatsen får samma erbjudande beskattas hela cykelförmånen.
En cykel för 15 000 kr som beräknas hålla i 6 år blir alltså en kostnad på 2 500 kr per år och är då skattefri. Service som bekostas av bolaget räknas in i kostnaden.
Elsparkcykeln förmånsbeskattas om du köper den på bolaget.
Det går bra att göra avdrag för resor i tjänsten där man hyr elsparkcykel, som Bolt och Voi.
Bolaget kan stå för kostnaden för dig som sitter hemma och har behov av en arbetsplats. Det ska vara en skälig och marknadsmässig hyra och den beskattas med 30 % i din privata deklaration.
Det här kan du dra av:
- Mobiltelefon
- Mobilt bredband Inredning till ditt kontor. Ett skrivbord, skärm, skrivare och lampa går väl alltid att motivera för ett utrymme i hemmet som enbart används som kontor.
Det här kan du inte dra av:
- Bredband, el, larm mm: Nej, kan dras av som schablon i deklarationen
- Kostnader för renovering
- Du kan ta ut en hyra av ditt bolag (eftersom du har ett AB) för en dedikerad plats i hemmet för ditt kontor. Det är lite svårt att navigera sig kring vad som är rätt eller fel men det ska till exempel inte vara en plats som du använder ”privat”. Det ska helst vara ett separat rum men en dedikerad arbetsplats.
- Hyran ska vara marknadsmässig. Det ska alltså kosta lika mycket för en motsvarande plats om du tänker att du hyrt in dig på en plats liknande den du erbjuder. Eller att någon annan hyr den platsen du erbjuder. 1 000–3 000 kronor är rimligt.
- Du betalar skatt privat på hyran. Du får deklarera hyran privat och skatta på den. Det kan vara ett bra sätt att ta ut pengar ur bolaget eftersom skatten bara är 30 %. Det finns inga undre gränser kring när det är skattefritt, vilket innebär att du behöver skatta på vinsten av hyran.
Skriv ett avtal mellan dig och ditt bolag där hyran och platsen det avser framgår. Tänk på att om du äger eller hyr din bostad med någon annan så ska den personen också stå i kontraktet. Betala dig från bolaget, märk transaktionen exempelvis med ”Hyra kontor”.
Deklarera inkomsten med skäligt avdrag i din privata deklaration. Det gör du i INK1 under punkt 7.2
Exempel:
Du hyr ett kontor av dig själv för 2 000 kronor i månaden, totalt 24 000 kronor per år. Omkostnaden beräknas till 1 500 kronor per år. Din vinst är alltså 22 500 kronor och beskattas med 30 %. 22 500 x 0,3 = 6 750 kronor skatt. Din nettoersättning blir 17 250 kronor.
Traktamente är en kostnadsersättning som bolaget kan betala ut för att täcka en anställds ökade kostnader vid en tjänsteresa.
Om du som anställd är på en resa i tjänsten och övernattar minst en natt, så kan du ha rätt till traktamente. Det krävs också att du reser till en plats som ligger mer än 50 kilometer från din vanliga arbetsplats och mer än 50 kilometer från din bostad. Om bolaget betalar dina måltider under resan blir ditt skattefria traktamente lägre.
- Inom Sverige: Skattefritt 240 kronor per heldag, 120 kronor per halvdag. För heldag gäller avresa före klockan 12 och hemkomst efter klockan 19.
- Utomlands: Det belopp som får betalas ut varierar från land till land. Skatteverket har en lista över normalbelopp för olika länder.
Du kan dra av för arbetsredskap om du kan motivera inköpen i din verksamhet och anser att de är en förutsättning för att skapa intäkter. Din verksamhet avgör vad du kan dra av. Många verksamheter kan exempelvis behöva dator, mobiltelefon, skrivare, hörlurar och facklitteratur av något slag.
Du kan göra avdrag för det du behöver för att skapa intäkter till din verksamhet.
Färgpatroner, papper, förlängningssladd, porto och frimärken och pennor är exempel sånt som kan behövas i verksamheten.
Undvik förbrukningsvaror som är kopplade till det privata.
Avgifter för medlemskap är svåra att motivera. Personliga medlemsavgifter räknas som skattepliktiga, även om de är helt kopplade till tjänsten – det räknas som lön.
Tjänster i nätverk, som information och fortbildning inom ditt yrkesområde, beskattas däremot inte. Det räknas inte som medlemsavgifter utan serviceavgifter för tjänster. Om serviceavgiften är separat från medlemsavgiften, till exempel genom att den förmedlas genom ett särskilt servicebolag eller på annat sätt faktureras separat, behandlas den skattemässigt inte som en medlemsavgift. Exempel på detta är tidningar, litteratur, kurser, seminarier och konferenser.
En förmån är skattepliktig om det inte särskilt reglerats att den är skattefri. Är förmånen skattepliktig ska arbetsgivaren betala arbetsgivaravgifter och göra skatteavdrag för den anställda på samma sätt som när lön betalas ut.
- Bruttolöneavdrag innebär att arbetstagaren får ett avdrag på lönen före skatt, i utbyte mot en förmån. Den anställde får då en lägre skattepliktig lön och kan ta del av en förmån som annars skulle betalats med egna skattade pengar. Arbetsgivaren betalar även en lägre arbetsgivaravgift. Nackdel är att den anställdes sjukpenning, pension, a-kasseersättning och föräldrapenning blir lägre.
- Nettolöneavdrag innebär att betalningen sker med redan skattade pengar vilket då inte påverkar varken den skattegrundande intäkten (SGI) eller den pensionsgrundande intäkten (PGI).
Sjukvårdsförsäkring räknas som en förmån och är skattepliktig.
Från Skatteverket: Den skattepliktiga förmånen av en sjukvårdsförsäkring som omfattar både skattepliktiga och skattefria insatser kan schablonmässigt beräknas till 60 % av försäkringspremien
Löneväxling/bruttolöneavdrag betyder att en anställd byter en del av sin kontanta bruttolön mot en förmån. Löneväxling kan göras vid ett enstaka tillfälle eller fortlöpande.
Det kan vara lönsamt att löneväxla till pension om vissa kriterier uppfylls. En av de fördelar som kan finnas med att löneväxla till pension är att då arbetsgivare betalar särskild löneskatt på pension som är cirka fem till sex procent lägre än arbetsgivaravgiften skapar det ett utrymme att sätta av mer till pension då det blir kostnadsneutralt för arbetsgivare.
.png){kind=small}
.png){kind=small}
.png){kind=small}