Vad är en SIE-fil?

En SIE-fil är en textfil i ett svenskt standardformat som gör att bokföring kan flyttas mellan bokföringsprogram, byråer och andra system. Formatet förvaltas av SIE-Gruppen, en förening för systemleverantörer och intresseorganisationer inom redovisning, och många svenska bokföringsprogram kan både exportera och läsa in det. Filen innehåller bolagets kontoplan, saldon och, beroende på typ, varje bokförd händelse under ett räkenskapsår.

För dig med eget AB är SIE-filen i praktiken beviset på att bokföringen är din och går att ta med. Byter du byrå eller program är det den här filen den nya parten läser in, en fil per räkenskapsår. Det du behöver veta är vilken typ du ska be om, och vad som inte följer med.

Vilka typer av SIE-fil finns: SIE 1, 2, 3, 4 och 5?

Formatet finns i fem typer plus en importvariant. Typ 1 till 4 bygger på varandra, så en SIE-fil av typ 4 innehåller allt som typ 1, 2 och 3 har, plus varje verifikation.

Vid byte är det SIE 4 du ska be om, eftersom det är den typ av 1 till 4 som innehåller både saldon och alla verifikationer, så att nya byrån kan följa varje transaktion bakåt. SIE 4i används av program som skickar färdiga verifikationer in i bokföringen, till exempel ett löneprogram. SIE 5 är en vidareutveckling i XML-format. Vilka typer ditt program kan exportera ser du i programmets SIE-inställningar.

Vad ingår inte i en SIE-fil?

En SIE-fil av typ 4 innehåller bokföringen, men inte underlagen till den. Det här följer inte med:

• Inskannade kvitton och fakturor, alltså underlaget bakom varje verifikation.
• Kund- och leverantörsreskontra, listan över vilka fakturor som är obetalda och förfallna.
• Lönespecifikationer, anställningsavtal och andra avtal.
• Årsredovisningar, bokslutsbilagor och inlämnade deklarationer.

Underlagen begär du separat, i de flesta program som en egen export av dokument. Underlagen är det som styrker varje verifikation, så de bör du alltid begära ut. I vilken ordning du hämtar fil och underlag, och vad den gamla byrån är skyldig att lämna ut, går guiden om att byta redovisningsbyrå igenom.

Hur öppnar du en SIE-fil?

En SIE-fil öppnas normalt genom import i ett bokföringsprogram, inte som ett dokument. Filen är ren text och går att läsa i Anteckningar, men typ 1 till 4 använder en äldre teckenkodning, så å, ä och ö visas ofta som andra tecken. Innehållet går ändå att följa: varje rad börjar med en etikett som #KONTO (kontoplan), #IB (ingående balans), #UB (utgående balans), #RES (årets resultat) och #VER (verifikation). Vill du kontrollera att filen är rimligt komplett utan att importera den kan du söka på #VER och jämföra antalet träffar med antalet verifikationer i det gamla programmet, serie för serie.

Filändelsen är oftast .se för exportfiler av typ 1 till 4 och .si för importfiler av typ 4i. En si-fil är alltså samma format, bara avsedd att läsas in.

Vad betyder SIE-fil för dig med eget AB?

Det viktigaste är att bokföringen går att exportera som SIE-fil när du själv vill, och att du vet vad den ska stämma mot. Ingående balans är det enklaste testet. Saldot på varje balanskonto vid räkenskapsårets början ska vara samma som utgående balans i förra årets fastställda årsredovisning. Visar filen 184 200 kr på företagskontot den 1 januari ska årsredovisningen visa 184 200 kr den 31 december. Avviker beloppen har något ändrats efter bokslutet, och det ska redas ut innan en ny byrå bygger vidare på siffrorna.

Väljer du bokföringsprogram eller AI-verktyg i stället för byrå gäller samma fråga: kan du exportera SIE 4 själv, utan att be någon om lov? Vad programmen klarar och var en människa behövs beskriver guiden om automatisk bokföring med AI. Byter du byrå följer dessutom behörigheterna med i flytten, till exempel vem som är deklarationsombud hos Skatteverket. Det styrs av bolaget och ändras inte av att filen flyttas.