Vad är en firmatecknare och hur vet du om du är en?

En firmatecknare är den som har rätt att skriva under avtal och andra handlingar i aktiebolagets namn, så att bolaget blir bundet. Enligt grundregeln i aktiebolagslagen är det styrelsen som företräder bolaget och tecknar dess firma (8 kap. 35 §). Har styrelsen flera ledamöter ska de handlingar som lagen kräver att styrelsen undertecknar skrivas under av minst hälften av dem.

Vem som är firmatecknare i ditt bolag står på registreringsbeviset från Bolagsverket, och det är det som gäller. I ett enmansbolag är du oftast ensam styrelseledamot och därmed hela styrelsen, så du är firmatecknare och skriver under ensam. En styrelse med färre än tre ledamöter ska ha minst en suppleant, men suppleanten blir inte firmatecknare för det. I guiden till att starta aktiebolag ser du hur styrelse och suppleant registreras när bolaget bildas.

Är firmatecknare och VD samma sak?

Nej. En VD får alltid företräda bolaget och teckna firman, men bara i den löpande förvaltningen (8 kap. 29 och 36 §). Det täcker vardagen, som att skicka fakturor, beställa material och betala leverantörer. Ovanliga åtgärder eller åtgärder av stor betydelse, till exempel ett större lån eller att sälja verksamheten, kräver i regel ett bemyndigande från styrelsen. Ett privat aktiebolag behöver inte ha någon VD alls (8 kap. 27 §). Den som tecknar firman som ledamot eller särskild firmatecknare har en bredare rätt än VD, och tabellen visar hur rollerna skiljer sig åt.

Lägger du bokföringen hos en byrå behöver konsulten en fullmakt för just det uppdraget, inte firmateckning. En firmatecknare kan binda bolaget i nästan allt, och den rätten bör stanna hos dig.

Vad är en särskild firmatecknare och vad betyder två i förening?

En särskild firmatecknare är någon som styrelsen har gett rätt att skriva under för bolaget, till exempel en ledamot, VD eller någon utanför bolaget (8 kap. 37 §). Bolagsordningen kan begränsa den möjligheten. Minst en av de särskilda firmatecknarna ska i regel bo inom EES, och styrelsen kan när som helst ta tillbaka rätten. Rätten gäller från den dag anmälan kom in till Bolagsverket, eller från ett senare datum som styrelsen anger (8 kap. 38 §).

Styrelsen kan också bestämma att de särskilda firmatecknarna bara får teckna firman två eller flera i förening (8 kap. 39 §). Gäller två i förening blir bolaget bundet först när båda har skrivit under. Andra begränsningar, som ett tak för hur stora avtal någon får skriva, går inte att registrera. I ett fåmansbolag med en ägare behövs sällan någon särskild firmatecknare. Det blir aktuellt när en delägare kommer in eller när någon annan ska kunna skriva avtal medan du är borta.

När behöver du visa att du är firmatecknare?

Oftast när en motpart ber om registreringsbeviset innan något skrivs under. För en egenkonsult återkommer fyra situationer:

• Banken: vid nytt företagskonto, lån eller nya behörigheter till kontot vill banken se vem som är firmatecknare.
• Kundavtal och upphandling: större kunder och offentliga upphandlare kontrollerar att den som skriver under avtalet eller anbudet får företräda bolaget.
• Hyresavtal: hyresvärden för ett kontor eller en lokal vill veta att avtalet skrivs under av rätt person.
• Leasing: när bolaget leasar bil eller utrustning ska avtalet skrivas under av någon med rätt att teckna firman.

Motparten kontrollerar det för att skydda sig. Skriver någon under utan rätt att företräda bolaget blir bolaget inte bundet. Har personen rätt att teckna firman men går utöver det styrelsen har sagt, till exempel en VD som tar en större affär, beror det på om motparten insåg eller borde ha insett det (8 kap. 42 §). Registreringsbeviset beställer du från Bolagsverket mot en mindre avgift. Hos Skatteverket fungerar behörigheten på ett annat sätt. Där registreras den som ska lämna deklarationer åt bolaget som deklarationsombud.

Hur ändrar du firmatecknare hos Bolagsverket?

Ändringar i styrelsen, av VD eller av en särskild firmatecknare anmäls till Bolagsverket, i regel digitalt via verksamt.se. Anmälan kostar en avgift enligt Bolagsverkets prislista. Den nya behörigheten syns på registreringsbeviset först när ändringen är registrerad, men ett bemyndigande för en särskild firmatecknare gäller redan från dagen då anmälan kom in.

Kommer en delägare in samtidigt ska ägarbytet också föras in i aktieboken, som styrelsen ansvarar för. Byter du redovisningsbyrå påverkas inte firmateckningen. Guiden till att byta redovisningsbyrå visar vilka behörigheter som ska tas bort och i vilken ordning.