Vad är vidarefakturering?

Vidarefakturering är när ditt bolag köper en vara eller tjänst i eget namn, bokför den som sin egen kostnad och sedan fakturerar beloppet vidare till kunden. Det vanligaste fallet för en egenkonsult är resan till kunden: du bokar tågbiljetten på bolaget, åker, och lägger biljetten som en egen rad på nästa faktura.

Enligt Skatteverkets regler för utlägg och vidarefakturering avgörs frågan av vem som har betalningsansvaret mot leverantören. Står biljetten i ditt bolags namn är det din kostnad, och då är det vidarefakturering även om resor inte är det du säljer. Momsmässigt är den vidarefakturerade delen en försäljning från dig till kunden, och det är därför momsen och kontona skiljer sig från ett rent utlägg.

Ska du lägga moms på vidarefakturerade kostnader?

Ja. Vid vidarefakturering drar du av den ingående momsen på inköpet och lägger utgående moms på hela det belopp du fakturerar kunden. Momssatsen styrs av det du egentligen säljer, inte av vad biljetten hade. Din egen resa till kunden är en underordnad del av konsulttjänsten och får därför samma 25 procent som arvodet, trots att tågbiljetten bara hade 6 procent moms när du köpte den.

Räknat på en tågbiljett: biljetten kostar 1 000 kr plus 60 kr i moms, alltså 1 060 kr. Du fakturerar kunden 1 000 kr plus 250 kr i moms, alltså 1 250 kr. I momsdeklarationen redovisar du 250 kr utgående och 60 kr ingående moms, netto 190 kr att betala in. Kunden drar i sin tur av sina 250 kr, så för en momsregistrerad kund kostar resan 1 000 kr, precis som för dig.

Fakturerar du ett företag i ett annat EU-land med giltigt VAT-nummer behandlas resan i regel som en del av tjänsten även där: du fakturerar utan svensk moms, skriver omvänd betalningsskyldighet och kundens VAT-nummer på fakturan, och det gäller hela beloppet. Hur det fungerar förklaras under omvänd skattskyldighet.

Hur bokför du vidarefakturering av en resa?

Vidarefakturering bokförs i två steg: inköpet som en vanlig resekostnad och försäljningen som en egen intäkt, så att de inte kvittas mot varandra. Med BAS 2026 ser tågbiljetten ut så här:

• Inköpet: 5810 Biljetter debet 1 000 kr, 2641 Debiterad ingående moms debet 60 kr, 1930 Företagskonto kredit 1 060 kr.
• Fakturan: 1510 Kundfordringar debet 1 250 kr, 3550 Fakturerade resekostnader kredit 1 000 kr, 2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige (25 procent) kredit 250 kr.

Resultatet på resan blir noll: 1 000 kr i kostnad och 1 000 kr i intäkt. Betalade du biljetten med privat kort bokförs den först som en skuld till dig på 2893 Skulder till närstående personer, kortfristig del, och vidarefaktureras sedan på samma sätt. Att kostnader fastnar privat i stället för att gå genom bolaget tas upp under punkt 5, Du använder bolaget för lite, i fem vanliga missar i bokföringen.

Vad är skillnaden mellan vidarefakturering och utlägg?

Skillnaden sitter i vems kostnad det är från början. Vid ett utlägg har kunden betalningsansvaret mot leverantören och du lägger bara ut pengarna. Då tar du ingen moms, gör inget påslag och bokför beloppet på ett avräkningskonto i stället för som kostnad och intäkt. Hela gränsdragningen, inklusive kraven på underlag, finns under utlägg. Ett tredje alternativ är att inte särredovisa resan alls utan baka in den i arvodet. Så här blir samma biljett i de tre fallen:

Vad betyder vidarefakturering för dig med eget AB?

För en egenkonsult är vidarefakturering det normala sättet att få resor betalda av kunden, eftersom biljetter och hotell nästan alltid bokas i det egna bolagets namn. Tre saker att ha på plats: avtala i förväg att resor faktureras utöver arvodet, lägg dem som egen rad på fakturan med datum och resmål, och spara leverantörens kvitto som verifikation för momsavdraget. Är kunden en privatperson eller en verksamhet utan momsavdrag blir de 25 procenten en verklig kostnad för kunden. Det gäller oavsett om resan faktureras som egen rad eller ingår i arvodet, eftersom momsen följer arvodets sats i båda fallen.

Vidarefakturering gäller själva biljetten. Vad du själv får ut av bolaget för resdagarna, till exempel skattefritt traktamente vid övernattning, regleras separat och går guiden till traktamente för egenföretagare igenom.