Vad är en verifikation?

En verifikation är den handling i bokföringen som visar att en affärshändelse har ägt rum: ett köp, en försäljning, en betalning eller en löneutbetalning. Bokföringslagen (5 kap. 6 §) kräver en verifikation för varje affärshändelse. Det är verifikationerna som gör att du, Skatteverket eller en köpare av bolaget kan följa varje post i bokföringen tillbaka till det som faktiskt hände.

I bokföringsprogram består en verifikation av tre delar: ett löpnummer, en kontering som anger vilka konton i kontoplanen händelsen bokförs på, och ett underlag, oftast en faktura eller ett kvitto. Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast nästa arbetsdag, övriga affärshändelser så snart det kan ske (5 kap. 2 §).

Vad är skillnaden mellan verifikation och kvitto?

Ett mottaget kvitto eller en mottagen faktura används enligt bokföringslagen (5 kap. 6 §) som verifikation, kompletterad med det som saknas, till exempel verifikationsnummer och kontering. I bokföringsprogrammet är verifikationen posten med nummer, datum och kontering som kopplar kvittot eller fakturan till bokföringen. Ett kvitto som ligger kvar i plånboken är alltså inte bokfört. Ett kontoutdrag kan fungera som underlag för bankavgifter om du kompletterar med de uppgifter som saknas, men för ett köp räcker det normalt inte: det visar att pengar lämnade kontot, inte vad de gick till eller hur mycket moms som ingick.

Har kvittot försvunnit gör du en egen verifikation, en bokföringsorder, där du anger datum, belopp, motpart och vad köpet gällde, och noterar att originalet saknas. Kostnaden kan då bokföras, men momsavdraget kräver normalt ett riktigt kvitto eller en faktura. Har du betalat med privata pengar är kvittot i stället underlag för ett utlägg, och verifikationen bokför både kostnaden och bolagets skuld till dig.

I ett enmansbolag är problemet sällan en felaktig verifikation. Det är betalningen som aldrig får någon: ett köp på bolagskortet utan kvitto, eller en Swish från privatkontot som glöms bort. Fler exempel finns i artikeln om fem vanliga missar i bokföringen.

Vad måste en verifikation innehålla?

En verifikation ska enligt bokföringslagen (5 kap. 7 §) ange när den sammanställdes, när affärshändelsen inträffade, vad den avser, belopp och motpart. Finns underlag ska den hänvisa till det, och den ska ha ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken. Så här ser de sju delarna ut för en konsultfaktura på 80 timmar à 1 200 kr som du skickar till en kund:

Vid försäljning mot kontant betalning får dagens inbetalningar dokumenteras i en gemensam verifikation, till exempel en kassarapport (5 kap. 6 §). Enstaka uppgifter får också utelämnas om det är förenat med svårigheter och förenligt med god redovisningssed (5 kap. 8 §), men för en konsult som fakturerar sina kunder gäller hela listan. Bokföringsprogrammet fyller i nummer, datum och belopp när fakturan registreras. Konteringen, alltså vilka konton beloppen hamnar på, är den bedömning som avgör om bokföringen blir rätt, och guiden om automatisk bokföring med AI går igenom vad programmet klarar själv och vad som bör granskas av en människa.

Hur länge måste du spara verifikationer?

En verifikation ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (bokföringslagen 7 kap. 2 §). Slutar ditt räkenskapsår den 31 december 2026 ska verifikationerna alltså finnas kvar till och med den 31 december 2033. Slutar räkenskapsåret i stället den 30 juni 2026 är kalenderåret detsamma, och slutdatumet blir fortfarande den 31 december 2033. Handlingarna ska förvaras i Sverige, i ordnat skick och på ett betryggande sätt (7 kap. 2 §).

Sedan den 1 juli 2024 behöver papperskvittot inte sparas om innehållet har förts över till digital form på ett betryggande sätt (7 kap. 6 §). Ansvaret för att verifikationerna finns kvar ligger i första hand på bolaget, alltså på dig som företrädare, även när en byrå sköter den löpande bokföringen.