Vad är ett VAT-nummer?

VAT-nummer är det nummer som identifierar ditt bolag som momsregistrerat. VAT står för value added tax, alltså moms, och på svenska heter numret momsregistreringsnummer. Bolaget får det när det registreras för moms hos Skatteverket, oftast i samma ansökan som F-skatt i samband med att du startar aktiebolaget.

Numret ska stå på fullständiga fakturor du ställer ut, men det är i EU-handeln det gör skillnad. Säljer du en tjänst till ett företag i ett annat EU-land avgör kundens VAT-nummer vem av er som ska redovisa momsen. Är numret giltigt fakturerar du utan moms och kunden redovisar momsen i sitt land. Själva mekaniken, med fakturatext och rutor i momsdeklarationen, förklaras under omvänd skattskyldighet.

Hur ser ett svenskt VAT-nummer ut?

Ett svenskt VAT-nummer består av landskoden SE, tio siffror och ändelsen 01, totalt 14 tecken. För ett aktiebolag är de tio siffrorna organisationsnumret utan bindestreck. Har bolaget organisationsnummer 559123-4567 blir VAT-numret SE559123456701. En enskild firma använder i stället innehavarens personnummer på samma plats, vilket är skälet till att VAT-nummer och personnummer ofta blandas ihop. För ett aktiebolag har numret ingenting med ditt personnummer att göra.

Ändelsen 01 är alltid densamma för svenska nummer. Andra EU-länder bygger sina nummer på egna sätt, med egen landskod och i de flesta länder mellan åtta och tolv tecken efter koden, ibland med bokstäver. Ett utländskt VAT-nummer går därför inte att bedöma på utseendet, och det är skälet till att kontrollen behövs.

Hur kontrollerar du en kunds VAT-nummer?

Innan du fakturerar en kund i ett annat EU-land utan moms kontrollerar du att kundens VAT-nummer är giltigt. Det gör du i EU-kommissionens tjänst VIES, som svarar giltigt eller ogiltigt. Skatteverket anger att det är VIES som gäller som kontroll, och att svar från andra tjänster inte säkert godtas som bevis. Tjänsten är gratis och ger svar direkt.

Spara gärna resultatet, till exempel som skärmdump eller pdf tillsammans med fakturan. Kan du i efterhand inte visa att kunden var ett företag kan försäljningen komma att behandlas som försäljning till en privatperson, med svensk moms som följd, och dokumentationen är det som visar att du gjorde rätt. Ett giltigt VAT-nummer är normalt tillräckligt bevis för att kunden är ett företag, så länge tjänsten följer huvudregeln. Varor, fastighetsrelaterade tjänster och vissa andra tjänster har egna regler.

Vad behöver du för att fakturera en utländsk kund utan moms?

Tre uppgifter: kundens giltiga VAT-nummer, ditt eget VAT-nummer och texten omvänd betalningsskyldighet på fakturan. Försäljningen redovisas sedan i ruta 39 i momsdeklarationen och rapporteras dessutom i en periodisk sammanställning till Skatteverket. Vilken typ av kund du har avgör utfallet:

Exempel: du fakturerar 50 000 kr för ett konsultuppdrag. Till ett tyskt bolag med giltigt VAT-nummer blir fakturan 50 000 kr utan moms. Till en privatperson i Tyskland, eller ett företag du inte kan visa är ett företag, blir den 62 500 kr, varav 12 500 kr är svensk moms. Till ett bolag i Norge blir den 50 000 kr utan svensk moms, och ingen periodisk sammanställning behövs. Rutorna och fakturatexten i detalj finns under omvänd skattskyldighet, och tidpunkterna för den periodiska sammanställningen under momsdeklaration. Momsen på utländska tjänster är också en av punkterna i artikeln om fem vanliga missar i bokföringen.