Vad är ett utlägg?

Ett utlägg är en kostnad som en person eller ett företag betalar för någon annans räkning och sedan får tillbaka. I ett aktiebolag används ordet om tre olika situationer, och de bokförs på tre olika sätt:

• Du betalar bolagets kostnad privat. Du köper något bolaget behöver med eget kort, och bolaget betalar tillbaka. Det är det vanligaste utlägget i ett enmansbolag.
• Bolaget betalar kundens kostnad. Kunden har betalningsansvaret mot leverantören, men du lägger ut pengarna och tar tillbaka samma belopp utan påslag. Det är vad Skatteverket menar med utlägg i momsreglerna.
• Bolaget köper i eget namn och fakturerar vidare. I vardagsspråk kallas även det utlägg, men momsmässigt är det vidarefakturering.

Vilken av de tre du har framför dig avgör vem som bär kostnaden, om moms ska dras och läggas på, och vilket konto utlägget hamnar på.

Hur bokför du ett utlägg i ditt AB?

Ett utlägg som du gjort för bolaget bokförs som bolagets kostnad och som en skuld till dig, på konto 2893 Skulder till närstående personer, kortfristig del. När bolaget för över pengarna till ditt privata konto nollas skulden. Återbetalningen är varken lön eller förmån, så den ger ingen skatt och inga arbetsgivaravgifter. Kvittot är utläggets verifikation och ska sparas som vilket annat underlag som helst.

Exempel: du köper en skrivare till kontoret för 2 500 kr inklusive moms med privat kort. Bolaget bokför 2 000 kr på 5410 Förbrukningsinventarier, 500 kr som ingående moms på 2641 och 2 500 kr som skuld till dig på 2893. När 2 500 kr förs över från företagskontot till dig bokas skulden bort. För inköp upp till 4 000 kr inklusive moms räcker ett vanligt kvitto (förenklad faktura) utan köparens namn för att momsen ska få dras. Större inköp kräver en fullständig faktura, och då är det tryggast att den är ställd till bolaget. Konto 2013, som en del program föreslår för privata utlägg, hör till enskild firma och används inte i ett AB.

Ett utlägg för en kund bokförs i stället på avräkningskontot 1681 Utlägg för kunder, utan moms. När du fakturerar kunden tar du upp beloppet separat, utanför det momspliktiga arvodet, och bifogar en kopia på leverantörens faktura så att kunden kan dra momsen själv.

Vad är skillnaden mellan utlägg och vidarefakturering?

Skillnaden sitter i vem som har betalningsansvaret mot leverantören. Är fakturan ställd till kunden och du bara lägger ut pengarna är det ett utlägg: inget påslag, ingen moms på din faktura och ingen avdragsrätt för dig. Köper du i bolagets namn och tar betalt av kunden i efterhand är det vidarefakturering: du drar den ingående momsen, lägger utgående moms på din faktura och får ta ett påslag om ni kommit överens om det. Tågbiljetten till kundmötet är nästan alltid vidarefakturering, eftersom den köps i ditt eller bolagets namn. Momsen och kontona i det fallet beskrivs under termen vidarefakturering.

Vad betyder utlägg för dig med eget AB?

Det utlägg som oftast försvinner är det som aldrig når bokföringen: du betalar programvaran, domänen eller tangentbordet privat, kvittot försvinner och bolaget går miste om både kostnadsavdraget och momsen. Det är en av fallgroparna under punkt 5, Du använder bolaget för lite, i fem vanliga missar i bokföringen: kostnader som tas privat i stället för via bolaget. Samla kvittona löpande och gör en utläggsredovisning per månad, så får bolaget tillbaka det du redan har betalat.

Riktningen spelar roll. Att bolaget är skyldigt dig pengar för ett utlägg är helt i sin ordning. Betalar bolaget däremot dina privata kostnader utan att de redovisas som lön eller förmån, riskerar beloppet att ses som ett förbjudet lån eller beskattas som lön.

Är milersättning ett utlägg?

Nej. Kör du egen bil i tjänsten har du inte gjort ett utlägg utan har rätt till milersättning, som bolaget betalar ut skattefritt med 25 kr per mil 2026 mot en körjournal. Parkering och vägtull som du betalat privat under samma resa är däremot vanliga utlägg, med kvitto som underlag och skuld till dig på 2893.