Vad är ett kvitto?

Ett kvitto är ett skriftligt bevis på att ett köp är betalt. Det visar datum, säljare, vad som köptes och belopp, och oftast hur mycket moms som ingick. I bokföringen är kvittot underlaget för köpet. Själva bokföringsposten, med löpnummer och kontering, är en verifikation som hänvisar till kvittot. Det som avgör är om kvittot räcker, både för att bokföra kostnaden och för att dra av momsen.

Det är innehållet som avgör hur Skatteverket bedömer ett dokument. Har det en fakturas uppgifter räknas det som en faktura, oavsett om det kallas kvitto, inköpsnota eller något annat. Ett kassakvitto från en butik och en pdf-faktura från en leverantör kan alltså ge samma momsavdrag.

Vad måste ett kvitto innehålla för momsavdrag?

Upp till 4 000 kr inklusive moms räcker ett vanligt kvitto, i momslagen kallat förenklad faktura. Det ska visa:

• datum då det utfärdades
• säljaren, med momsregistreringsnummer, organisationsnummer eller personnummer
• vad du har köpt
• momsbeloppet, eller uppgifter som gör att det går att räkna fram

Köparens namn behöver inte finnas med. Därför duger kassakvittot från taxiresan, parkeringen eller kontorsmaterialet som underlag för momsavdrag i bolaget.

Över 4 000 kr inklusive moms behöver bolaget en fullständig faktura för att få dra av momsen. Den har bland annat löpnummer, både säljarens och köparens namn och adress, säljarens momsregistreringsnummer, leverans- eller betalningsdatum om det avviker från fakturadatumet, och beskattningsunderlag och moms per momssats. Köper du en dator för 18 750 kr i butik och bara får med dig ett kassakvitto utan bolagets uppgifter kan bolaget bokföra kostnaden, men de 3 750 kr i moms kräver en faktura ställd till bolaget. Undantag finns när köpet sker i en betalautomat, till exempel drivmedel, parkering eller vägtull, och för persontransporter inom kollektivtrafiken. Där får säljaren utfärda en förenklad faktura även över 4 000 kr.

Vilket underlag räcker för bokföring och momsavdrag?

Tabellen visar de underlag en konsult oftast har framför sig och vad varje kvitto eller dokument räcker till.

Ett kvitto från en utländsk programleverantör saknar normalt svensk moms. Kostnaden bokförs som vanligt, och momsen räknar bolaget fram och redovisar själv enligt reglerna för omvänd skattskyldighet. Står det i stället utländsk moms på kvittot har leverantören behandlat bolaget som privatkund. Den momsen kan inte dras av i den svenska momsdeklarationen. Inom EU kan den i vissa fall sökas tillbaka via Skatteverkets e-tjänst för momsåterbetalning, men enklast är att lägga in bolagets momsregistreringsnummer (VAT-nummer) i leverantörens kontoinställningar, så att den utländska momsen inte debiteras alls.

Vilka misstag med kvitton är vanliga i ett eget AB?

Fem misstag med kvitton återkommer i konsultbolag:

• Stora köp på kassakvitto. Datorn, skärmen eller telefonen köps i butik utan att bolagets namn och adress hamnar på underlaget. Be om en faktura med bolagets namn och adress redan i kassan.
• Köp med eget kort som aldrig lämnas in. Betalar du med eget kort är kvittot underlaget för ett utlägg, och bolaget betalar tillbaka. Ett kvitto som blir kvar i plånboken ger varken kostnadsavdrag eller momsavdrag.
• Termokvitton som bleknar. Kassakvitton på värmekänsligt papper kan vara oläsliga när bokslutet görs. Fotografera eller skanna dem samma dag.
• Representation utan deltagare och syfte. Anteckna vilka som var med och varför direkt på eller vid kvittot, annars kan momsavdraget ifrågasättas. Artikeln om avdrag för representation går igenom reglerna.
• Utländska abonnemang bokförda som svenska köp. Då redovisas aldrig momsen på köpet, och momsdeklarationen blir fel även om bolaget får dra av lika mycket som det redovisar.